Assistenz der Geschäftsführung für die Gründer

Stellenbeschreibung:

  • Sie verantworten die Kalender beider Mitgründer über mehrere Zeitzonen hinweg
  • Sie lösen Terminkonflikte, bevor sie entstehen
  • Sie schützen Vorbereitungszeiten und stellen den Montag- und Donnerstag-Rhythmus der Meetings sicher
  • Sie verantworten und priorisieren täglich beide Postfächer
  • Sie formulieren Antworten im jeweiligen Stil der Gründer
  • Sie planen, buchen, briefen und koordinieren Reisen vollständig von Anfang bis Ende
  • Sie lösen Reiseunterbrechungen in Echtzeit
  • Sie bereiten die Gründer auf wichtige Meetings vor
  • Sie erfassen und verfolgen Folgeaufgaben
  • Sie verfolgen die Zusagen der Gründer bis zum Abschluss
  • Sie entwickeln KI-gestützte Systeme, damit sich mechanische Aufgaben nicht wiederholt manuell bearbeiten lassen
  • Sie berichten direkt an beide Mitgründer
  • Sie arbeiten in Echtzeit während des gesamten Arbeitstags der Gründer und nicht asynchron

Anforderungen:

  • Erfahrung in der Unterstützung eines Gründers oder einer Führungskraft auf C-Level in einem schnell wachsenden Unternehmen
  • Erfahrung in der Kalenderverwaltung über mindestens drei Zeitzonen hinweg
  • Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit, um Texte im Stil einer anderen Person zu verfassen
  • Ausgeprägtes Urteilsvermögen, um Korrespondenz eigenständig und ohne Rückfragen zu versenden
  • Erfahrung in der vollständigen Organisation von Reisen einschließlich der Lösung von Störungen
  • Fähigkeit, zwei Führungspersönlichkeiten gleichzeitig zu unterstützen
  • Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit Namen, Transaktionen und Gesprächen
  • Fähigkeit, Systeme, dokumentierte Prozesse, feste Abläufe und Automatisierungen aufzubauen
  • Erfahrung mit modernen KI-Tools für Terminplanung, Briefings und Nachverfolgung
  • Die Einreichung eines Lebenslaufs ist erforderlich

Leistungen:

  • Vollständig remote ausgeübte Tätigkeit
  • Beste KI-Tools auf Firmenkosten, darunter Claude Code, Cursor und führende Modelle
  • Direktes Vertrauen beider Mitgründer
  • Vollständiger Einblick in das Unternehmen
  • Eine Position mit Entwicklungsmöglichkeiten im Zuge des Unternehmenswachstums
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Common Interview Questions And Answers

1. HOW DO YOU PLAN YOUR DAY?

This is what this question poses: When do you focus and start working seriously? What are the hours you work optimally? Are you a night owl? A morning bird? Remote teams can be made up of people working on different shifts and around the world, so you won't necessarily be stuck in the 9-5 schedule if it's not for you...

2. HOW DO YOU USE THE DIFFERENT COMMUNICATION TOOLS IN DIFFERENT SITUATIONS?

When you're working on a remote team, there's no way to chat in the hallway between meetings or catch up on the latest project during an office carpool. Therefore, virtual communication will be absolutely essential to get your work done...

3. WHAT IS "WORKING REMOTE" REALLY FOR YOU?

Many people want to work remotely because of the flexibility it allows. You can work anywhere and at any time of the day...

4. WHAT DO YOU NEED IN YOUR PHYSICAL WORKSPACE TO SUCCEED IN YOUR WORK?

With this question, companies are looking to see what equipment they may need to provide you with and to verify how aware you are of what remote working could mean for you physically and logistically...

5. HOW DO YOU PROCESS INFORMATION?

Several years ago, I was working in a team to plan a big event. My supervisor made us all work as a team before the big day. One of our activities has been to find out how each of us processes information...

6. HOW DO YOU MANAGE THE CALENDAR AND THE PROGRAM? WHICH APPLICATIONS / SYSTEM DO YOU USE?

Or you may receive even more specific questions, such as: What's on your calendar? Do you plan blocks of time to do certain types of work? Do you have an open calendar that everyone can see?...

7. HOW DO YOU ORGANIZE FILES, LINKS, AND TABS ON YOUR COMPUTER?

Just like your schedule, how you track files and other information is very important. After all, everything is digital!...

8. HOW TO PRIORITIZE WORK?

The day I watched Marie Forleo's film separating the important from the urgent, my life changed. Not all remote jobs start fast, but most of them are...

9. HOW DO YOU PREPARE FOR A MEETING AND PREPARE A MEETING? WHAT DO YOU SEE HAPPENING DURING THE MEETING?

Just as communication is essential when working remotely, so is organization. Because you won't have those opportunities in the elevator or a casual conversation in the lunchroom, you should take advantage of the little time you have in a video or phone conference...

10. HOW DO YOU USE TECHNOLOGY ON A DAILY BASIS, IN YOUR WORK AND FOR YOUR PLEASURE?

This is a great question because it shows your comfort level with technology, which is very important for a remote worker because you will be working with technology over time...